Zahlungseingang ist nicht gleich verfügbares Einkommen
Angenommen, ein selbstständiger Berater stellt einem Kunden 11.900 Euro in Rechnung. Darin sind bei einem Umsatzsteuersatz von 19 Prozent 1.900 Euro Umsatzsteuer enthalten. Diese 1.900 Euro erhöhen zwar zunächst den Kontostand, sind aber grundsätzlich nicht für private Ausgaben bestimmt.
Vom verbleibenden Nettoumsatz von 10.000 Euro müssen möglicherweise noch betriebliche Kosten bezahlt werden. Auf den danach verbleibenden Gewinn können Einkommensteuer, Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer anfallen. Bei Gewerbetreibenden kann zusätzlich Gewerbesteuer hinzukommen.
Aus einem Zahlungseingang von 11.900 Euro wird deshalb nicht automatisch ein frei verfügbares Einkommen in gleicher Höhe. Selbst wenn die Betriebsausgaben gering sind, kann ein erheblicher Teil für Steuern benötigt werden.
Ein typisches Problem entsteht dann, wenn der Selbstständige den Kontostand betrachtet, ohne die spätere Steuerbelastung einzurechnen.
Das Geld wird entnommen oder investiert. Monate später folgt der Steuerbescheid – und die Rechnung muss aus den laufenden Einnahmen bezahlt werden.
Umsatzsteuer konsequent getrennt behandeln
Die Umsatzsteuer ist für viele Selbstständige der eindeutigste Fall. Sie wird auf Rechnungen ausgewiesen, vom Kunden bezahlt und später an das Finanzamt abgeführt. Gleichzeitig kann die Vorsteuer aus betrieblichen Einkäufen gegengerechnet werden.
Trotzdem ist es sinnvoll, die vereinnahmte Umsatzsteuer gedanklich und praktisch sofort vom eigenen Geld zu trennen.
Ein einfaches Beispiel:
- Zahlungseingang brutto: 11.900 Euro
- enthaltene Umsatzsteuer: 1.900 Euro
- Nettoumsatz: 10.000 Euro
Wer die 1.900 Euro direkt auf ein separates Steuerkonto überweist, verhindert, dass dieses Geld versehentlich für andere Zwecke verwendet wird.
Die tatsächlich abzuführende Umsatzsteuer kann durch anrechenbare Vorsteuer niedriger ausfallen. Das ändert aber nichts an der Grundregel: Umsatzsteuer sollte nicht als frei verfügbares Einkommen betrachtet werden.
Besonders bei quartalsweisen Voranmeldungen kann sich sonst über mehrere Monate ein hoher Betrag ansammeln. Wird dieser Betrag nicht reserviert, entsteht auf einmal eine erhebliche Zahlungspflicht.
Einkommensteuer kommt oft zeitversetzt
Die Einkommensteuer ist schwieriger einzuschätzen, weil sie nicht direkt an jeder Rechnung erkennbar ist. Sie richtet sich nach dem steuerpflichtigen Jahresgewinn und wird häufig erst mit zeitlicher Verzögerung endgültig festgesetzt.
Das Finanzamt verlangt in der Regel Einkommensteuer-Vorauszahlungen. Diese orientieren sich an früheren Gewinnen. Steigt der Gewinn deutlich, können die Vorauszahlungen zunächst zu niedrig sein. Später drohen dann gleichzeitig:
- eine Nachzahlung für das vergangene Jahr
- höhere Vorauszahlungen für das laufende Jahr
- bereits die nächste reguläre Vorauszahlung
Das kann selbst bei einem erfolgreichen Unternehmen zu einem erheblichen Liquiditätsproblem führen.
Ein vereinfachtes Beispiel: Eine Selbstständige erzielt im ersten Jahr einen Gewinn von 50.000 Euro. Im zweiten Jahr steigt der Gewinn auf 90.000 Euro. Die Vorauszahlungen wurden aber noch auf Grundlage des niedrigeren Gewinns berechnet. Nach Abgabe der Steuererklärung ergibt sich eine Nachzahlung von 12.000 Euro. Gleichzeitig setzt das Finanzamt die künftigen Vorauszahlungen höher fest.
"Wer Umsatzsteuer und erwartete Ertragsteuern laufend trennt, erkennt viel klarer, wie viel Geld tatsächlich für private Entnahmen, betriebliche Investitionen und langfristige Geldanlage vorhanden ist. Ein niedrigerer sichtbarer Kontostand kann sich zunächst weniger angenehm anfühlen. Finanziell ist er aber ehrlicher – und genau diese Klarheit schützt vor späteren Engpässen."
Innerhalb kurzer Zeit können dadurch deutlich mehr als 12.000 Euro fällig werden. Ohne Rücklagen muss die Zahlung aus dem aktuellen Geschäft finanziert werden.
Eine feste Rücklagenquote schafft Sicherheit
Da die genaue Steuerbelastung vom Gewinn, von persönlichen Verhältnissen und von der Rechtsform abhängt, gibt es keine pauschale Quote, die für alle Selbstständigen passt. Trotzdem kann eine feste Rücklagenquote den Alltag erheblich erleichtern.
Ein praktikables System kann aus mehreren Konten bestehen:
- Geschäftskonto für laufende Einnahmen und Ausgaben
- separates Konto für Umsatzsteuer
- separates Konto für Einkommen- und gegebenenfalls Gewerbesteuer
- privates Konto für regelmäßige Entnahmen
Je nach Gewinnhöhe kann es sinnvoll sein, zusätzlich zur Umsatzsteuer etwa 25 bis 40 Prozent des voraussichtlichen Gewinns für Einkommensteuer und weitere Abgaben zurückzulegen. Bei höheren Einkommen kann die notwendige Quote auch darüber liegen. Entscheidend ist nicht die perfekte Prozentzahl im ersten Monat, sondern eine regelmäßige Überprüfung.
Ein Steuerberater kann helfen, aus dem bisherigen Gewinn, den Vorauszahlungen und der erwarteten Jahresentwicklung eine realistische Rücklagenquote abzuleiten. Diese sollte angepasst werden, wenn Umsätze und Gewinne stark steigen oder fallen.
Steuergeld bleibt außerhalb der Vermögensplanung
Steuerrücklagen dürfen weder als Notgroschen noch als Anlagekapital behandelt werden. Auch wenn die Zahlung erst in einigen Monaten fällig ist, hat dieses Geld bereits einen klaren Zweck.
Es sollte deshalb kurzfristig verfügbar und möglichst schwankungsarm angelegt werden. Aktien, ETFs oder langfristig gebundene Produkte eignen sich für Steuergeld nicht. Eine ungünstige Börsenphase darf nicht dazu führen, dass für eine fällige Steuerzahlung Wertpapiere mit Verlust verkauft werden müssen.
Die wichtigste Gewohnheit lautet: Steuern werden nicht erst berücksichtigt, wenn der Bescheid kommt. Sie werden bei jedem Zahlungseingang mitgedacht.
Wer Umsatzsteuer und erwartete Ertragsteuern laufend trennt, erkennt viel klarer, wie viel Geld tatsächlich für private Entnahmen, betriebliche Investitionen und langfristige Geldanlage vorhanden ist. Ein niedrigerer sichtbarer Kontostand kann sich zunächst weniger angenehm anfühlen. Finanziell ist er aber ehrlicher – und genau diese Klarheit schützt vor späteren Engpässen.